Die Checkliste zum Finden des richtigen Immobilienverwalters

Wer sich ein Gebäude mit anderen Wohnungseigentümern teilt, ist mit vielen Aufgaben konfrontiert, die die Allgemeinflächen betreffen: Von der Reinigung über die Abrechnungsverwaltung bis hin zur Wartung technischer Geräte – die Hausverwaltung ist ein Full-Time-Job.

Viele Eigentümer entscheiden sich deshalb zurecht für einen professionellen Immobilienverwalter. Was Sie für die problemlose Zusammenarbeit wissen müssen, haben wir hier in einem kurzen Überblick zusammengestellt.

1. Die Aufgaben des Immobilienverwalters

Der Immobilienverwalter macht alles, was zur ordnungsgemäßen Verwaltung einer Liegenschaft notwendig und zweckmäßig ist. Die Aufgaben sind bei Eigentumswohnungen im österreichischen Wohnungseigentumsgesetz detailliert festgelegt.

Dazu gehören beispielsweise:

  • Hausbegehungen und Kontrollen der Immobilie
  • Abhalten von Eigentümerversammlungen
  • Technische und wirtschaftliche Betreuung (Reinigung, Instandhaltung, Schneeräumung u. ä.)
  • Diverse Abrechnungen (Betriebskosten, Heiz-/Warmwasserkosten etc.)
  • Erstellung von Rücklagen
  • Vertretung und Schriftverkehr, im Rahmen der ordentlichen Verwaltung, gegenüber Behörden und Gerichten

Wie bei einer Bilanz müssen bei den Abrechnungen alle Einnahmen und Ausgaben genannt werden. Die Abrechnung muss spätestens sechs Monate nach Ablauf des Kalenderjahres jedem Eigentümer schriftlich übermittelt werden.

Mindestens alle zwei Jahre muss die Verwaltung des Gebäudes eine Hauptversammlung einberufen. Bei dieser werden die Eigentümer über den aktuellen Zustand des Hauses, eventuelle Kostenänderungen oder zukünftige Investitionen informiert. Darüberhinaus werden dabei eventuelle Beschwerden oder Probleme gemeinsam diskutiert.

Grundsätzlich gilt: Die Hausverwaltung hat im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben die Interessen der Wohnungseigentümer zu vertreten und dabei wirtschaftlich, sparsam und zweckmäßig vorzugehen.

2. Wann ist ein Immobilienverwalter zu empfehlen?

Die Aufgaben der Immobilienverwaltung sind mannigfaltig: Ein Full-Time-Job, der viele Ressourcen verbraucht. Daher ist es bei allen größeren Eigentümergemeinschaften empfehlenswert, sich die Dienste eines Immobilienverwalters zu sichern. Sollte es noch keine professionelle Liegenschaftsverwaltung geben, ist es ratsam, Angebote verschiedener Verwaltungen einzuholen und darauf zu achten, welche Leistungen inklusive sind. Wenn mehrere Eigentümer gemeinsam über die Vergabe entscheiden, muss darüber abgestimmt werden. Erteilt ein Eigentümer den Auftrag alleine, ohne Einverständnis der Miteigentümer, muss er auch für die Bezahlung alleine aufkommen.

3. Wie wird eine Hausverwaltung bestellt?

Die Wohnungseigentümer beauftragen eine Hausverwaltung, indem sie ihr eine Vollmacht erteilen. Dies geschieht entweder direkt im Kaufvertrag oder durch eine gesonderte Vollmacht. Überträgt die Wohnungseigentümergemeinschaft der Hausverwaltung nur Teilbereiche der gesetzlich vorgeschriebenen Tätigkeiten, muss sie die restlichen Aufgaben selbst wahrnehmen.

4. Wie ist das mit den Kosten der Instandhaltung?

Wenn kleinere Reparaturen notwendig sind, kann die Immobilienverwaltung diese ohne Rückbestätigung durch die Wohnungseigentümer veranlassen. Allerdings ist sie dazu verpflichtet, drei Angebote einzuholen und den Auftrag an den Bestbietenden zu vergeben. So soll eine »Freunderlwirtschaft« auf Kosten der Eigentümer verhindert werden. Sollte die Verwaltung ein teureres Angebot bevorzugen, z. B. weil mehr Leistungen oder eine längere Garantie inkludiert sind, muss die Wohnungseigentumsgemeinschaft diese Wahl entscheiden.

Wenn größere Reparaturen notwendig sind und ein Baufachmann beauftragt werden muss, muss ebenfalls die Zustimmung der Eigentümergemeinschaft eingeholt werden.

Um die Reparaturen durchführen zu können, greift der Immobilienverwalter auf die von der Wohngemeinschaft einbezahlten Rücklagen zurück. Denn wer Eigentümer einer Wohnung wird, muss im Zuge dessen eine Rücklage zahlen. Diese dient dazu, all jene Reparaturen zu begleichen, die in Zukunft anfallen werden. Der Verwalter darf aber nicht frei über diese verfügen, sondern muss die Eigentümer über die Verwendung informieren.

5. Wer ist für die Reinigung zuständig?

Der Immobilienverwalter hat sich unaufgefordert um die Reinigung und Pflege des Hauses zu kümmern. Die dafür anfallenden Kosten müssen aber zuvor den Eigentümern gemeldet werden.

6. Wie erfahre ich, welche Kosten in Zukunft auf mich zukommen?

Die Hausverwaltung muss in einer jährlichen Vorausschau jene Erhaltungsmaßnahmen ankündigen, die in absehbarer Zeit anfallen werden. Damit sind solche Arbeiten gemeint, die über die laufende Instandhaltung hinausgehen. Des Weiteren sind geplante Verbesserungsarbeiten bekanntzugeben. Gleichzeitig müssen die Kosten kalkuliert und die Beiträge für die dafür benötigten Rücklagen ausgewiesen werden.

In der Vorausschau sind auch sonstige vorhersehbare Aufwendungen anzuführen, vor allem die Bewirtschaftungskosten und die sich daraus ableitenden Vorauszahlungen.

Die Vorausschau muss von der Hausverwaltung jährlich bis zum Ende der Abrechnungsperiode (des Kalenderjahres) den Wohnungseigentümern sowohl schriftlich als auch durch Aushang im Haus zur Kenntnis gebracht werden.

7. Wie ist bei Streitfällen vorzugehen?

Je mehr Parteien in einem Haus wohnen, umso mehr Konfliktpotenzial ist naturgemäß vorhanden. Wer mit dem Zustand der Wohnung oder den Diensten des Immobilienverwalters nicht einverstanden ist, sollte unbedingt zuallererst das persönliche Gespräch suchen, bevor etwa die Miete eigenständig verringert oder eine individuelle Klage eingebracht wird. Weigert sich die Hausverwaltung weiterhin den gewünschten Diensten nachzukommen, sollte sich die Hausgemeinschaft zusammenschließen und als Einheit auftreten. Häufige Streitpunkte sind etwa die Instandhaltungskosten, z. B. bei Fenstersanierungen oder der Reinigung der Tiefgarage. Wenn es sich um Eigentumswohnungen handelt, darf die Hausverwaltung diese Kosten unter den Wohnungsparteien aufteilen. Ist ein Eigentümer damit nicht einverstanden, muss eine entsprechende Vereinbarung bei der Hauptsitzung einstimmig beschlossen werden. Wird der Antrag abgelehnt, hat sich der Eigentümer dem Beschluss zu fügen. Bei Mietwohnungen können solche Kosten nicht auf die Mieter übertragen werden, wenn es sich um allgemeine Teile des Hauses handelt, da hier das österreichische Mietrechtsgesetz angewendet wird.

8. Darf der Immobilienverwalter die Wohnung betreten?

Grundsätzlich darf ein Immobilienverwalter Ihre Wohnung nicht ohne Ihr Wissen betreten. Nur bei triftigen Gründen, wie z. B. einer Wohnungsabnahme nach einer Kündigung oder bei Gefahr in Verzug, darf die Verwaltung die Türe öffnen und die Wohnung betreten. Sind Reparaturen notwendig oder muss der Zählerstand abgelesen werden, hat der Bewohner aber auch Zugang zu gewähren: Es ist jedoch zuvor ein Termin zu vereinbaren bzw. bei Bedarf ein Ersatztermin vorzuschlagen.

9. Kann ich den Immobilienverwalter wechseln?

Natürlich. Auch wenn es bereits vor dem Einzug in eine Wohnung eine Hausverwaltung gab, ist der Eigentümer nicht an einen lebenslangen Vertrag gebunden. Gibt es Unstimmigkeiten, kann dem Hausverwalter gekündigt werden. Eine Voraussetzung dafür ist, dass die Mehrheit der Eigentümer damit einverstanden ist. Außerdem muss die Kündigung rechtzeitig erfolgen. Da die Kündigungsfrist drei Monate beträgt und immer nur zum Jahresende gewechselt werden kann, muss die Kündigung im Oktober erfolgen. Dann am besten in Form eines eingeschriebenen Briefes oder im Rahmen einer Hausversammlung mit genug Zeugen.